Un presupuesto de impresión que antes requería una visita presencial hoy puede resolverse con un enlace, un archivo en PDF y una prueba aprobada desde la pantalla del teléfono móvil. Dalmi Fernandes Defanti Junior destaca que el cambio parece pequeño, pero modifica la estructura de costos y la capacidad de atención de toda una imprenta. Es ahí donde realmente ocurre la transformación digital del sector, y no en la compra del equipo más reciente.
Un caso ayuda a entenderlo mejor. Tomemos como ejemplo una imprenta de tamaño mediano, una situación común en el interior del país y que aquí se describe de forma genérica. La empresa invirtió en una impresora digital moderna, aumentó su velocidad de producción y, aun así, continuó realizando entregas con retraso.
¿Cuáles son los principales desafíos en la impresión de pruebas que retrasan el proceso de aprobación?
El pedido llegaba por teléfono. El empleado lo anotaba en una ficha y lo enviaba al departamento de diseño, que localizaba el archivo en un correo electrónico antiguo o en una memoria USB entregada en el mostrador. La prueba se imprimía y se llevaba hasta el cliente, quien solicitaba ajustes en ese mismo momento, marcándolos con bolígrafo sobre el papel.
Nada de esto pasaba por la impresora, y era precisamente ahí donde se perdía tiempo. La máquina realizaba en veinte minutos un trabajo que había tardado cuatro días en ser aprobado. Cada ajuste solicitado reiniciaba el ciclo: una nueva prueba impresa, un nuevo desplazamiento y una nueva espera hasta que la persona responsable de tomar la decisión estuviera disponible.
¿Por qué el retrabajo comienza antes de la tinta?
El problema más costoso no era la lentitud, sino utilizar la versión equivocada. Sin un registro de qué archivo había sido aprobado y por quién, la imprenta terminaba imprimiendo con cierta frecuencia la penúltima versión. El perjuicio aparecía después, en forma de papel, tinta y horas de máquina desperdiciadas en trabajos que debían repetirse sin poder cobrarse nuevamente.
Existe un mecanismo sencillo detrás de este problema. Cuando la aprobación es verbal o manuscrita, no queda vinculada al archivo. Cualquier cambio de turno o de responsable rompe la cadena de información. Dalmi Defanti Cuiabá describe este tipo de falla como una de las más silenciosas de la operación gráfica, porque no aparece en ningún informe de producción.
¿Qué cambia cuando la aprobación se vuelve digital?
La imprenta del ejemplo adoptó el envío de archivos mediante una plataforma propia, con verificación automática antes de la producción. El sistema comprueba la resolución de las imágenes, la conversión de colores, el sangrado y las fuentes incorporadas, señalando cualquier error en el momento del envío, cuando corregirlo todavía resulta económico.
La prueba pasó a ser digital, con la aprobación registrada por fecha, hora y usuario. El cliente visualiza el material calibrado en la pantalla y lo confirma. Si a esto se suma un historial de versiones, la discusión sobre quién aprobó cada archivo simplemente deja de existir.
Datos de producción como herramienta de gestión
Al pasar todos los pedidos por un mismo flujo, comenzaron a aparecer datos que antes nadie tenía: el tiempo promedio entre el presupuesto y la entrega, el porcentaje de trabajos rehechos, qué tipos de servicios generaban mayores márgenes y cuáles simplemente ocupaban la máquina.
Fue este análisis el que permitió tomar decisiones concretas. La imprenta comenzó a rechazar determinados formatos poco rentables, reorganizó la cola de producción según los plazos en lugar del orden de llegada y redujo la cantidad de trabajos que debían repetirse. Dalmi Fernandes Defanti Junior señala que la mejora provino de la información, no de la incorporación de un equipo adicional.
Digitalizar el flujo antes de digitalizar la máquina
El orden en el que se realizan las inversiones determina su retorno. Comprar tecnología de producción para utilizarla dentro de un proceso de atención manual suele limitarse a acelerar una etapa que ya era rápida, dejando intacta la parte más lenta. Una impresora capaz de duplicar la tirada diaria no resuelve un pedido que lleva tres días detenido a la espera de aprobación.
Digitalizar el flujo es menos llamativo y más económico, pero transforma la relación con el cliente. Este puede acompañar su propio pedido, aprobarlo desde cualquier lugar y recibirlo dentro del plazo acordado. Dalmi Fernandes Defanti Junior considera que la percepción de calidad de una imprenta se construye mucho antes de que el material impreso esté terminado, a partir de la claridad con la que se gestiona cada etapa.
